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RPA​を活用した業務効率化とは

業務効率化の二つのアプローチ

業務効率化には、トップダウンとボトムアップのアプローチがある​
トップダウンアプローチでは、大規模なシステム投資や業務改革を通じて、ムダな業務の廃止、削減による業務時間の短縮や人件費の削減といった様々な業務効率化を図る

しかし、トップダウン型のアプローチは、途中で行き詰ったり具体的な成果を上げられなかったりする状況が多く見受けられる

理由としては、主に以下の3点が考えられる:

① 現状分析の検討や新しい業務手続の導入に手間や時間がかかりすぎ、組織全体に混乱を生じさせること

② 新しいITシステムの導入など業務効率化のプロジェクトコスト負担自体が大きすぎること

③ 現場感覚と異なる「あるべき業務効率化モデル」を押し付けられて、業務に実際に携わる人々の納得感を得られないこと

ボトムアップによる業務効率化のメリット

・ボトムアップによる業務効率化を今後の業務、システムの基本構想の一環として捉えることで、業務を抜本的に変革するきっかけとなる

・本来システム完結できる業務を人間の手作業で行う箇所を明らかにすることで、次期システムの開発要件に含めることができる

・自動生成された個々の定型処理プログラムを部品化(モジュール化)することで、他の業務プロセスでの応用を可能となる等の効果が期待できる

・システム操作の自動記録により業務の流れが可視化され、業務担当者は心理的な負担がなく自発的、能動的に継続的な改善活動を実施することができる

RPA活用事例①

RPA活用事例②

RPA化されていない要因

1

プログラムの作成にコスト(時間、金)がかかる

2

将来の業務変更の可能性を考えるとシステム化に躊躇する
→ プログラムを作成した場合、時間の経過と共に固定化され、汎用性がなくなり、
  めまぐるしく変化する環境(市場)に対応しきれないことが想定されるため。

プログラム(エクセルのマクロを含む)はあるものの、企業全体の共有財産として活用されない
→・簡単に作成できるプログラムファイルは、ユーザーの故意・過失、あるいはウィルスの攻撃等に対して
  脆弱で、意図しない改変が起きやすい。
 ・現場のアイデアを企業全体で活用する風土がない。そもそも現場にコストをかけて事務を効率化しようと
  するモチベーションが無い。また、本部(システム部門、管理・経理部門等)は、事務全体の流れやその
  効率性については検討するものの、現場の一つ一つの作業は細かすぎて管理できない。

RPAを活用した業務効率化のステップ

​RPAにより端末操作(キーボード、マウス)を記録し、自動化プログラムを作成

​1

自動化プログラムを活用した
業務運営

​3

業務変更の都度、RPAを活用して業務内容を再度記録し、プログラムを更新

導入効果

・業務処理のミスの軽減
・無意識の処理パターンの発見によるシステム化が困難だった業務の自動化
・ベストプラクティス(最も効率の良い作業方法)の解析による効率的な業務手順の標準化
・RPAの活用により、現場が自ら作業効率化を検討する風土を醸成
​活用の可能性
ローカルデータを基にした全社システムへの入力作業、複数のシステムから情報を収集する作業に自動化ツールを組み合わせることで一定のコスト削減に寄与できる
自動化ツールの業務への組込みにより、業務手順書だけでは見えずらい現場の実態把握が容易になり、企業全体のシステムを構築、更改、再設計する際の貴重な情報源となる

​弊社の支援内容

NTTグループで研究・利用を続けた技術とノウハウが詰まった、業務効率を支援する純国産のソフトウェア型ロボット「WinActor」を使用し、Windows上で操作可能なアプリケーション、個別の業務システムを利用したシナリオ(ワークフロー)を作成し、ユーザのPC業務を自動化します。
自動化したい作業のシナリオを作成し、Excelやブラウザ等のオフィスアプリケーションや、基幹業務アプリケーションでの作業自動化に幅広い分野で活用することができます。
その他お客様のシステム環境に対応して、UiPath等、各種RPAの導入も承っております。​

導入事例

定型帳票の入力作業

申込書、請求書などへの入力・転記作業を自動化しました。 
人間は確認作業だけになり、従来の作業工数から9割も工数を削減をしました。

データ入力

申込書やアンケート内容を、顧客管理システムに入力する作業を自動化しました。
アルバイトや社員が行っていた入力作業がなくなりました。

システム間の連携

販売管理システムと基幹システムとのデータ連携をRPAを使い、データ取り込み作業を自動化しました。システム改修を行う必要がなくなり、コストを削減することもできました。

印刷・PDF化作業

自社が発行する請求書や定型書類の印刷、領収書や受取請求書等の書類のPDF化を自動化しました。
単純作業をロボットに100%置き換えることができました。
弊社の​RPA導入事例は動画でもご紹介しています。
こちらからご覧ください。